Conseils de réunion pour plus d'énergie et de résultats

Une grande partie de notre temps de travail est consacrée aux réunions. Créer de la connexion et de la clarté en réunion permet de maintenir l’énergie et d’obtenir des résultats. Nous partageons avec plaisir une série de conseils qui contribuent à des réunions agréables et efficaces. Vous souhaitez les mettre en pratique avec votre équipe ? Choisissez quelques conseils sur lesquels vous concentrer dans les mois à venir, traduisez-les en accords concrets et évaluez ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté après une dizaine de réunions. Voici nos conseils.

Conseils pour la préparation

• Limitez le nombre de participants. Essayez de restreindre la participation aux personnes directement concernées par le sujet. Cela maintient la discussion ciblée et efficiente.
• Planifiez des réunions en petit comité. Si, pendant une réunion, vous constatez qu’une discussion doit avoir lieu entre quelques personnes présentes, faites en sorte que ces personnes planifient un moment après la réunion pour ce sujet. Cela fait gagner du temps à tous ceux qui ne sont pas concernés.
• Envoyez l’information à l’avance pour que les participants puissent en prendre connaissance avant la réunion. Cela évite que la réunion ne se transforme en séance de lecture. Utilisez le temps de réunion pour poser des questions de clarification et établir des accords concrets pour transformer l’information en actions.
• Fixez l’ordre du jour à l’avance sur une plateforme partagée (SharePoint ou autre) pour que les participants puissent bien se préparer. Notez éventuellement des questions ouvertes en lien avec la décision et sa traduction en actions concrètes. Deux questions utiles à cet égard : QPNF (Que-Pouvons-Nous-Faire-Pour ?) et CPF (Comment-Pouvons-Nous-Faire ?). Voir aussi le schéma de prise de décision connectée.
• Donnez aux participants la possibilité d’ajouter leurs propres points à l’ordre du jour.
• Attribuez des rôles clairs : modérateur/président, preneur de notes et gardien du temps. Cela aide au bon déroulement de la réunion et garantit que tous les points de l’ordre du jour soient traités.
• Visez à ce que les participants viennent avec des propositions concrètes, en utilisant la réunion uniquement pour sonder les objections. S’il y a des objections, enrichissez la proposition à partir des besoins et des valeurs qui les sous-tendent.

Conseils pour modérer la réunion

Faites faciliter la réunion par une personne capable d’être ferme sur la forme et empathique sur le fond.

• Ferme sur la forme signifie :

  • Veiller à ce que les gens s’écoutent mutuellement et se laissent finir.
  • Parfois demander que les gens résument d’abord brièvement ce qu’ils ont entendu avant de donner leur avis.
  • Veiller à ce que les participants répondent effectivement aux questions posées. Si vous voulez explorer des opinions, ne cherchez pas de solutions. Si vous cherchez des solutions, ne demandez pas d’opinions.

• Empathique sur le fond signifie :

  • Demander aux personnes qui s’éternisent ou se répètent de formuler leur message de manière brève et concise.
  • Aider les personnes qui ont du mal à trouver leurs mots en résumant de temps en temps ce que vous avez compris.
  • Inviter les personnes qui ne réagissent que de manière non verbale à s’exprimer également.
  • Porter votre attention sur les besoins sous-jacents des participants. Vous pouvez le faire en les questionnant explicitement.
  • Sonder les besoins et les valeurs quand les gens ont des objections à des propositions. Les bonnes décisions sont généralement acceptées quand les perspectives de chaque partie prenante sont prises en compte.

• Voyez les bonnes intentions des autres. Veillez à ce que les participants soient conscients que chacun agit et parle à partir de ses propres valeurs et idéaux. Un bref tour de table où chacun indique comment il va et ce qui le préoccupe peut être utile. En fin de réunion, vous pouvez aussi évaluer brièvement comment la réunion a été vécue : « Qu’est-ce qui a bien marché et qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? » Donner un retour au modérateur peut aussi être précieux. Cela permet au modérateur comme aux participants d’apprendre ce qui est nécessaire pour une réunion efficiente.

• Points d’action et responsabilités. Terminez chaque réunion avec des points d’action clairs et attribuez des responsabilités spécifiques à des participants individuels. Cela crée de la responsabilisation et de la progression.

• Suivi. Assurez un suivi rapide après la réunion avec un compte rendu et une liste d’actions. Cela tient chacun informé et garantit que les décisions soient mises en oeuvre.

• Utilisation de la technologie. Exploitez les outils numériques de collaboration et de communication. Cela peut augmenter l’efficience de la réunion, surtout quand certains participants suivent en ligne.

• Réunissez-vous debout, éventuellement autour de tables hautes. Cela raccourcit souvent naturellement la durée de la réunion.