Decisions rapides et avisees (partie 2)

Dans la premiere partie de “Decisions rapides et avisees”, vous pouvez lire comment la Communication Connectante permet d’exploiter l’intelligence collective d’un groupe pour prendre de bonnes decisions. Dans cette partie, nous expliquons comment, lorsque plusieurs bonnes propositions sont sur la table, vous pouvez selectionner efficacement la meilleure decision et la plus largement soutenue. Dans les grandes organisations complexes, il est souvent difficile d’arriver rapidement a une decision. La rapidite semble souvent incompatible avec la qualite. Et quand la prise de decision ralentit, on rate souvent le bon moment. La Prise de Decision Connectante offre un juste milieu.

Points de depart

Pour prendre une decision rapide et solide, quelques conditions doivent etre reunies :

• La qualite d’une decision depend des competences des decideurs. Developper un nouveau smartphone, par exemple, ne peut etre fait que par des specialistes du domaine. C’est pourquoi, lors de la constitution d’une equipe de decision, il est important de bien choisir les participants. Inviter un representant des personnes qui vont executer la decision est tres souvent un choix judicieux.
• Tous les acteurs pouvant contribuer a la prise de decision doivent etre presents au moment de la decision. Cela implique que le plein pouvoir de decision repose sur le groupe. Et cela presuppose qu’il y a clarte sur la mission, la vision et les objectifs strategiques. Bref : les bonnes personnes autour de la table avec le mandat le plus large possible.
• Quand il y a plusieurs options, on choisit la meilleure solution “suffisamment bonne.” Cela signifie que le groupe choisit la proposition qui rencontre le moins de resistance et dans laquelle les besoins, valeurs et interets sont satisfaits au mieux. Un choix important a considerer ici est la solution zero. C’est l’option du statu quo : “Tout reste comme c’est.” En mettant explicitement la solution zero en avant comme possibilite, on voit indirectement a quel point la motivation de changer est forte. On compare donc la resistance face a la proposition la plus acceptable avec le choix du statu quo. Cette facon de travailler apporte de la clarte et l’energie pour se mettre au travail avec la proposition retenue.
• Pouvoir communiquer de maniere connectante est une condition necessaire pour avancer rapidement dans la prise de decision. Cela presuppose que chaque participant a la competence d’exprimer son avis clairement et brievement, et est capable d’ecouter les autres avec empathie. Il est souvent utile de faire faciliter le processus de decision par quelqu’un qui a le sens de la communication. Cette personne peut s’assurer que le processus est clairement phase et que les participants restent dans le sujet.

Choisir parmi plusieurs propositions en cinq phases :

Une bonne question de depart, claire

Une bonne question de depart est le fondement d’une prise de decision pertinente. Questionner avec empathie les parties prenantes cles (clients, partenaires) sur leurs besoins, interets et valeurs apporte souvent une valeur ajoutee exceptionnelle pour stimuler la reflexion hors des sentiers battus sur la question de depart.

Exemple : pour choisir le prochain prototype d’un smartphone, il est important de partir d’une question puissante. Interroger les clients avec empathie sur les desagrements qu’ils rencontrent, ainsi que sur leurs fantasmes les plus fous concernant les appareils futurs, fournit une contribution precieuse pour formuler de bonnes questions de depart. Le choix de la bonne question de depart peut en soi etre un processus de decision.

Plusieurs propositions sont formulees

Lors de la formulation des propositions, il est essentiel qu’elles soient aussi concretes et realistes que possible. Cela permet de questionner tres specifiquement les propositions sur la resistance chez les participants.

Exemple : les participants formulent plusieurs propositions concretes a partir de la question de depart retenue. Les propositions sont notees schematiquement sur des supports visuels (paperboard, tableau interactif) afin que tous les participants aient une vue d’ensemble des differentes possibilites.

Empathie pour les objections a chaque proposition

Pour chaque proposition, les participants indiquent le degre de resistance qu’ils ressentent. Plutot que de seulement defendre sa propre proposition, il est essentiel de considerer les differentes propositions et de questionner et argumenter la resistance aux alternatives de maniere empathique. Quels besoins, valeurs ou interets font defaut ? Par cette interaction, une pollinisation croisee emerge entre les differents experts, leur permettant de faire le meilleur choix a partir de leur intelligence collective.

Exemple : chaque proposition est questionnee sur la resistance a partir des competences respectives des participants. Selon le degre de resistance ressenti, ils indiquent avec un, deux, trois, quatre ou cinq doigts le niveau de resistance qu’ils ont face a une proposition donnee. En notant la resistance totale pour chaque proposition, il devient souvent clair quelle proposition est la plus acceptable pour le groupe. Sonder avec empathie les objections et les besoins, interets ou valeurs sous-jacents prend du temps. Un resume du niveau d’objection peut etre note pour chaque proposition.

Ajustement des propositions

Ajuster et affiner les propositions en une decision fait en sorte que l’expertise des decideurs aboutisse a des concepts qui transcendent les competences individuelles. Souvent, les apports du tour precedent sont traduits en une seule proposition qui reunit tout le savoir-faire present. Cette proposition est alors adoptee comme decision finale. Mais il peut aussi arriver que plusieurs propositions subsistent et doivent etre comparees entre elles. Souvent, il s’agit de quelques variantes ou le groupe veut choisir la solution avec la resistance la plus faible (et donc l’acceptation la plus elevee).

Exemple : trois variantes possibles d’un nouveau prototype sont formulees. Pour chaque proposition, les avantages et les inconvenients sont clairement listes.

Peser les propositions a partir de la resistance, y compris la solution zero

Lors d’un tour de vote final, les propositions sont comparees sur la base du principe de resistance. La solution zero est egalement pesee ici. La proposition avec la resistance la plus faible est retenue comme decision.

Exemple : chaque participant indique son niveau de resistance pour chaque option, y compris la proposition d’abandonner toutes les propositions (l’option zero). Pour mettre le choix final en oeuvre, on convient de qui fait quoi, et quand, afin que la decision puisse etre executee.

Pour conclure

A mesure que les participants se familiarisent avec le sondage des objections et voient que cette facon de travailler apporte rapidite et qualite, ils developperont naturellement leur propre approche. En s’ecoutant mutuellement de maniere connectante, les experts et les personnes d’experience creent une qualite unique, plus precieuse et en constante amelioration.