Meeting-Tipps, die Energie und Ergebnis bringen

Viel Arbeitszeit fließt in Meetings. Wer für Verbindung und Klarheit sorgt, hält die Energie im Fluss – und bekommt Ergebnis. Hier eine Reihe Tipps, die zu schönen und wirksamen Meetings beitragen. Wollen Sie damit in Ihrem Team loslegen? Wählen Sie ein paar Tipps, denen Sie in den nächsten Monaten Aufmerksamkeit geben wollen, übersetzen Sie sie in konkrete Vereinbarungen und werten Sie nach etwa zehn Meetings aus, was funktioniert und was angepasst werden sollte. Hier unsere Tipps.

Tipps für die Vorbereitung

• Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl. Beschränken Sie sich auf die direkt Beteiligten. Das hält die Diskussion fokussiert und wirksam.
• Planen Sie Gespräche zu mehreren. Wenn Sie merken, dass ein Austausch zwischen einigen nötig ist, vereinbaren Sie nach dem Meeting einen Termin dafür. So sparen alle anderen Zeit.
• Schicken Sie Information vorab, sodass Teilnehmende sie vor dem Meeting durchgehen. Vermeiden Sie, dass das Meeting zur Vorlesestunde wird. Nutzen Sie die Zeit für Klärungsfragen und konkrete Vereinbarungen.
• Hinterlegen Sie die Agenda vorab auf einer geteilten Plattform (SharePoint o. Ä.), damit alle sich gut vorbereiten können. Notieren Sie eventuell offene Fragen mit Blick auf den Beschluss und die Übersetzung in konkretes Tun. Zwei praktische Fragen: WKWTU (Was-können-wir-tun-um?) und WKW (Wie-können-wir?). Siehe auch das Schema der Verbindenden Entscheidungsfindung.
• Geben Sie Teilnehmenden die Möglichkeit, selbst Punkte einzubringen.
• Verteilen Sie klare Rollen: Moderation/Vorsitz, Protokoll, Zeitwächter. Das hilft, dass das Meeting strukturiert verläuft und alle Punkte drankommen.
• Streben Sie an, dass Teilnehmende selbst konkrete Vorschläge machen und das Meeting nur dazu dient, nach Einwänden zu fragen. Gibt es Einwände, bereichern Sie den Vorschlag aus den Bedürfnissen und Werten dahinter.

Tipps für die Moderation

Lassen Sie das Meeting von jemandem moderieren, der streng zur Form sein kann und empathisch zum Inhalt.

• Streng zur Form heißt:

  • Dafür sorgen, dass Menschen einander zuhören und ausreden lassen.
  • Manchmal darauf bestehen, dass Menschen kurz wiedergeben, was sie gehört haben, bevor sie ihre Meinung dazu sagen.
  • Dafür sorgen, dass Teilnehmende auf gestellte Fragen antworten. Wer Meinungen erkundet, sucht keine Lösungen. Wer Lösungen sucht, fragt nicht nach Meinungen.

• Empathisch zum Inhalt heißt:

  • Menschen, die langatmig sind oder sich wiederholen, bitten, ihre Botschaft kurz und knapp zu sagen.
  • Menschen, die schwer in Worte fassen, helfen, indem Sie zwischendurch zusammenfassen.
  • Menschen einladen, etwas zu sagen, wenn sie nur nonverbal reagieren.
  • Ihre Aufmerksamkeit auf die dahinterliegenden Bedürfnisse richten – auch durch ausdrückliches Fragen.
  • Bei Einwänden nach den Bedürfnissen und Werten fragen. Gute Beschlüsse werden meist akzeptiert, wenn die Einsichten aller Beteiligten berücksichtigt werden.

• Sehen Sie die guten Absichten der anderen. Sorgen Sie dafür, dass alle sich bewusst sind, dass jeder aus eigenen Werten und Idealen handelt und spricht. Ein kurzer Check-in, in dem alle kurz sagen, wie es ihnen geht und was sie beschäftigt, kann helfen. Am Ende können Sie kurz auswerten, wie das Meeting erlebt wurde: „Was lief gut, was kann besser?” Auch Feedback an die Moderation kann sinnvoll sein. So lernen Moderation und Teilnehmende, was es für ein wirksames Meeting braucht.

• Maßnahmen und Verantwortlichkeiten. Schließen Sie jedes Meeting mit klaren Maßnahmen und weisen Sie konkrete Verantwortlichkeiten zu. Das schafft Verantwortung und Fortschritt.

• Follow-up. Sorgen Sie für ein schnelles Nachfassen mit Protokoll und Maßnahmenliste. Das hält alle auf dem Laufenden und sorgt für Umsetzung.

• Einsatz von Technologie. Nutzen Sie digitale Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation. Das kann die Wirksamkeit erhöhen, besonders wenn manche online dabei sind.

• Stehen Sie beim Tagen, eventuell an hohen Tischen. Das verkürzt das Meeting oft auf natürliche Weise.